Trattamento dei dati personali aderenti

Gentile Utente

“FONDOPOSTE” nel rispetto di quanto previsto dalla normativa sul trattamento dei dati personali Regolamento UE 2016/679, dettato in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (in seguito anche Regolamento) le fornisce le informazioni che seguono.

Titolare del trattamento

Fondo Nazionale di Pensione Complementare per il Personale di Poste Italiane S.p.A. e delle Società controllate che ne applicano il contratto nazionale in forma abbreviata “FONDOPOSTE” con sede legale in Via Barberini 68 – Roma.

Responsabile della protezione dati

Il Responsabile per la Protezione dei dati è Protection Trade S.r.l. con sede legale in Via Giorgio Morandi, 22 – Itri (LT), e-mail dpo_fondoposte@protectiontrade.it.

Finalità e base giuridica del trattamento

La raccolta ed il trattamento dei dati personali degli iscritti a Fondoposte sono effettuati:

1. per le finalità connesse all’erogazione di trattamenti pensionistici complementari del sistema previdenziale obbligatorio, ai sensi del d.lgs. 5 dicembre 2005, n.252. La base giuridica di tale trattamento è l’adesione dell’iscritto al Fondo e la conseguente determinazione del rapporto associativo; l’adempimento di attività contrattuale, nonché l’adempimento di obblighi di legge derivanti anche da specifiche normative di settore (art 6 comma 1 lett. b) e c) del Regolamento);
2. per attribuire all’iscritto e gestire le credenziali di autenticazione personali all’area iscritti, gestendo altresì le richieste di recupero della password, o per consentirgli l’accesso tramite sistemi SPID/CIE o con OTP inviato tramite SMS. La base giuridica di tale trattamento è l’adesione dell’iscritto al Fondo e la conseguente determinazione del rapporto associativo; l’adempimento di attività contrattuale, nonché l’adempimento di obblighi di legge derivanti anche da specifiche normative di settore (art 6 comma 1 lett. b e c del Regolamento);
3. per gli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da pubbliche autorità a ciò legittimate. La base giuridica del trattamento è l’obbligo di legge art 6 paragrafo 1 lett. c) del Regolamento);
4. per l’invio di comunicazioni informative/newsletter relative ai servizi proposti dal Fondo, eventi organizzati dallo stesso, attività promozionale e istituzionale, vantaggi fiscali, iniziative ESG e attività di carattere organizzativo anche mediante inoltro di newsletter calendarizzata. La base giuridica di tale trattamento è l’interesse legittimo del Titolare a far conoscere all’interessato non solo le caratteristiche dei servizi del Fondo, ma anche informazioni utili sullo stesso (i risultati della gestione finanziaria, la sua affidabilità nella costruzione di un futuro previdenziale sereno, gli impegni per l’ambiente) (art 6 comma 1 lett. f del Regolamento). La informiamo che in ogni momento potrà opporsi a tale trattamento scrivendo a fondoposteprivacy@protectiontrade.it.

Modalità di trattamento

I dati acquisiti sono trattati in forma prevalentemente automatizzata. Tali dati sono da noi gestiti attraverso misure di sicurezza tali da garantire la tutela e la massima riservatezza degli stessi. Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le vostre informazioni personali vengano perse accidentalmente, utilizzate o consultate in modo non autorizzato, alterate o divulgate.

Obbligo o facoltà di conferire i dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati per le finalità indicate alla lettera a) e b) è necessario, l’eventuale rifiuto a fornire i dati richiesti comporta l’impossibilità di dare seguito alla domanda di adesione al Fondo Pensione presentata dall’interessato e ai servizi connessi alla stessa. Il conferimento dei dati per le finalità indicate alla lettera c) è facoltativo e in sua mancanza il Titolare non potrà realizzare le attività ivi menzionate.

Natura dei dati trattati

Per la realizzazione delle attività su menzionate verranno trattati i dati anagrafici, codice fiscale, dati di recapito e di contatto (indirizzo mail e numero di telefono), titolo di studio e documento identificativo, dati bancari. L’indirizzo mail e il numero di telefono potranno essere utilizzati dal Fondo anche per informare l’aderente che ha presentato delle pratiche, dello stato di avanzamento delle pratiche stesse. Ulteriori dati personali potranno essere raccolti in funzione di specifiche prestazioni richieste dall’interessato. In funzione dei servizi richiesti potranno essere trattati anche i dati di familiari o beneficiari; sui moduli verranno riportate specifiche informative al riguardo. 

Destinatari dei dati, diffusione, trasferimento dei dati.

Le persone autorizzate che si occupano della gestione degli aderenti e i soggetti esterni nominati responsabili del trattamento ex art 28 del Regolamento UE 2016/679 (p.e. il Service Amministrativo, società che si occupano dei servizi informatici del Fondo, società che fanno attività di mailing), potranno venire a conoscenza dei suoi dati personali esclusivamente per il perseguimento delle finalità su menzionate. Il Fondo Pensione potrà comunicare i dati personali acquisiti a soggetti e società esterne che forniscono servizi strettamente connessi e strumentali alla propria attività. I soggetti predetti potranno essere costituiti da:

• istituti bancari incaricati dell’attività di custodia e gestione del patrimonio;
• altre forme pensionistiche complementari;
• compagnie di assicurazione e società finanziarie incaricate della gestione delle risorse del Fondo Pensione;
• Identity provider limitatamente a nome, cognome, codice fiscale dell’aderente per l’identificazione del soggetto che accede all’area Iscritti 
• soggetti cui la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da disposizioni di legge e/o di normativa secondaria.

I dati saranno trasmessi anche alla Commissione di Vigilanza sui fondi pensione per i compiti istituzionali dell’Autorità, nonché ad altri organi di vigilanza nei casi previsti dalla normativa vigente. I dati personali acquisiti non sono oggetto di diffusione.

In merito ai dati del beneficiario individuato dall’aderente, il Fondo potrà consentire a terzi il diritto di accesso ai dati personali di quest’ultimo, a fronte del dichiarato interesse del richiedente (portatore di una posizione di diritto soggettivo sostanziale in ambito successorio) a conoscere tali dati, dopo aver effettuato il necessario e attento bilanciamento degli interessi coinvolti.

I dati non verranno diffusi, il Fondo potrebbe avvalersi di fornitori o sub fornitori che non risiedono nell’Unione Europea, a tal proposito si garantisce che il trasferimento potrà avvenire solo verso soggetti che garantiscano un adeguato livello di protezione del trattamento dei dati e/o verso paesi per i quali le competenti Autorità hanno emesso una decisione di adeguatezza, nonché verso soggetti che hanno fornito idonee garanzie al trattamento dei dati attraverso adeguati strumenti normativi/contrattuali quali ad esempio la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno trattati in riferimento alle finalità indicate alla lettera a) e b) e c) per la durata del rapporto associativo e successivamente saranno conservati per assolvere agli obblighi previsti dalla normativa contabile e fiscale; tali dati saranno inoltre conservati nei limiti dei tempi prescrizionali previsti per l’esercizio dei diritti discendenti dal rapporto associativo instaurato con il Fondo. Per la finalità alla lettera d) I suoi dati saranno conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate. Qualora Lei optasse per l’opzione Unsubscribe (cancellazione) i suoi dati verranno cancellati.

Servizio Chatbot: La Chatbot messa a disposizione da Fondoposte per i propri iscritti è un servizio di assistenza facoltativo e non pregiudica in alcun modo la possibilità di accedere al servizio previsto dal Suo piano previdenziale. La Chatbot o Assistente virtuale è un software di intelligenza artificiale (AI) in grado di simulare una conversazione (o una chat) con un utente mediante il linguaggio naturale utilizzando come interfaccia applicazioni di messaggistica, siti Web. Si tratta di un classificatore NLP (Natural Language Processing) basato su “intent detection” e “entity recognition. Le conversazioni sono automatiche: non è previsto l’intervento di un operatore. I quesiti effettuati nel Chatbot potranno essere visionati da un incaricato qualora risultasse un mal funzionamento del software. La Chatbot se presente nell’area pubblica del sito fornirà risposte solo di carattere generale e di dominio pubblico. Le categorie di dati personali trattati sono le seguenti: Chatbot Pubblico: a) Contenuto delle richieste. Chatbot Privato: a) Contenuto delle richieste; b) Nome dell’utente; c) ID utente. I dati raccolti attraverso tale servizio sono trattati per le seguenti finalità: a) per fornire riscontro ai quesiti dell’interessato, relativi ai servizi resi dal Fondo, sia in Area pubblica che in quella privata. La base giuridica è rinvenibile nell’adempimento di un obbligo contrattuale o precontrattuale a richiesta dell’interessato; b) per addestrare il sistema di intelligenza artificiale, rendendolo più accurato nelle capacità di risposta, attraverso l’analisi delle domande poste dagli utenti. La base giuridica è rinvenibile nel legittimo interesse del Titolare, che consiste nell’implementazione di un sistema automatizzato in grado di fornire riscontro agli utenti e nel far sì che tale sistema sia sempre più efficiente, rispondendo correttamente alle domande poste. I dati personali raccolti attraverso il servizio Chatbot sono conservati per un periodo di 12 mesi dalla data di registrazione ovvero per un termine superiore ove intervenga un atto interruttivo e/o sospensivo della prescrizione che ne giustifichi il prolungamento della conservazione

Verifica della congruità del codice IBAN in fase di richiesta di erogazione di una prestazione

Nel caso in cui l’interessato richieda l’erogazione di una prestazione, il Titolare per finalità di prevenzione delle frodi nei pagamenti, verificherà che il codice IBAN comunicato dall’iscritto in fase di richiesta di erogazione sia corretto e si riferisca all’intestatario del conto corrente (o a chi ha il potere di operare sullo stesso). Il Titolare effettuerà tale verifica tramite Intesa Sanpaolo S.p.A. (di seguito, “PSP Calling”) – in maniera diretta o per il tramite di altro Intermediario autorizzato dal Titolare - il quale aderisce al Servizio “Check Iban CBI” – disponibile sulla piattaforma denominata CBI Globe e gestita da CBI S.c.p.a. in partnership con Nexi Payments S.p.A. – che consente ai soggetti aderenti al Servizio stesso (Prestatori di servizi di pagamento o, in breve, “PSP”), di effettuare, per conto delle aziende clienti una verifica di congruità del codice IBAN ricevuto dalla Corporate, presso il PSP di radicamento del conto corrente dell’utente (di seguito, “PSP Responding”). La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse del Titolare, ossia del soggetto aderente al Servizio “Check Iban CBI” alla prevenzione di frodi nei pagamenti. Le informazioni saranno utilizzate solo nell’ambito del processo di verifica di congruità del codice IBAN tramite il Servizio “Check Iban CBI”. La informiamo che in ogni momento potrà opporsi a tale trattamento scrivendo a fondoposteprivacy@protectiontrade.it. Le categorie di dati personali trattati sono le seguenti: Codice Fiscale e/o P.IVA, Codice IBAN e l’esito della verifica di congruità del codice IBAN (OK/KO) trasmesso dal PSP Responding. Il conferimento dei dati per le finalità indicate è necessario per realizzare le attività ivi menzionate. I dati acquisiti sono comunicati, ai fini dello svolgimento della verifica di congruità del codice IBAN, al PSP Calling Intesa Sanpaolo S.p.A. (Piazza San Carlo, 156 10121 Torino; indirizzo e-mail DPO: dpo@intesasanpaolo.com, informativa completa su www.intesasanpaolo.com), a CBI S.c.p.a. (via del Gesù n. 62, 00186 Roma; indirizzo e-mail DPO: dpo@cbi-org.eu, informativa completa su www.cbiglobe.com/Il-servizio/Check-IBAN), a Nexi Payments S.p.A. (Corso Sempione 55, 20149 Milano; indirizzo e-mail DPO: DPO@nexi.it o DPO@pec.nexi.it), al PSP Responding presso cui è radicato il conto corrente corrispondente al codice IBAN da Lei indicato. L’esito della verifica di congruità effettuata dal PSP Responding presso cui è radicato il Suo conto corrente e sarà trasmesso a CBI S.c.p.a., a Nexi Payments S.p.A., al PSP Calling e al Titolare. Inoltre, i dati possono essere comunicati ad autorità ed organi di vigilanza e controllo, legittimati a richiedere i dati. Tali soggetti operano in qualità di Titolari autonomi del trattamento. I dati potranno essere trattati anche da fornitori e collaboratori del Titolare e dei predetti soggetti aderenti al Servizio “Check IBAN CBI”, i quali svolgeranno attività ausiliarie nell’ambito di tale servizio (ad esempio, società informatiche e amministrative che supportano nell’erogazione del servizio), nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. È possibile ottenere un elenco aggiornato di tali fornitori e collaboratori contattando il Titolare e i soggetti aderenti al Servizio “Check IBAN CBI”. Nell’ambito del Servizio “Check IBAN CBI” non sono previsti trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo. I dati saranno conservati dal Titolare per un periodo di 10 anni (dieci) decorrenti dalla cessazione del rapporto con l’interessato.

La informiamo, infine, che potrà esercitare i diritti contemplati dal Regolamento, scrivendo a fondoposteprivacy@protectiontrade.it. In particolare, potrà:

• accedere ai suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte del Titolare, delle categorie di dati coinvolti, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze possibili per l'interessato, ove non già indicato nel testo di questa Informativa;
  • ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano;
  • ottenere, nei casi previsti dalla legge, la cancellazione dei suoi dati;
  • ottenere la limitazione del trattamento o di opporsi allo stesso, quando ammesso in base alle previsioni di legge applicabili al caso specifico.

Ove lo ritenga opportuno, lei potrà proporre reclamo all'autorità di controllo.